Influencia de los sistemas de gestión documental de software libre en las pequeñas y medianas empresas en la ciudad de Bogotá

Abstract

El presente proyecto se emprendió con el objetivo de conocer o identificar la influencia que han tenido los SGD basados en software libre en las PYME, con base en la difusión, apropiación o desconocimiento de dichas organizaciones, definir una posible herramienta basada en software libre, que se acomode al contexto organizacional específico para las PYME o aportar en el ajuste o redefinición de aplicaciones ya existentes. En ese sentido, el documento muestra un panorama que parte de reconocer la importancia, incluso la necesidad de los SGD y las herramientas tecnológicas para la administración organizacional de manera global. Las PYME en su gran mayoría, desconocen la importancia de los SGD y más aun de la existencia del software libre como posible solución a las necesidades de administración y gestión documental; de hecho, hablar de software remite a un imaginario de “altos costos” y “procesos de lujo” más no a una necesidad real e imperante en las PYME. En el acercamiento que se realizó a una PYME en la ciudad de Bogotá, se identifica un proceso tradicional de archivo que intenta vincular herramientas tecnológicas para la conservación de documentos: computadores dotados con software privativo, escáner, red de internet y uso de discos de almacenamientos para backup; aunque este es un paso fundamental para consolidar un SGD, lo que se observa es un degaste organizacional que no obstante no garantiza el almacenamiento y recuperación adecuada de documentos; elementos esenciales para proponer un desarrollo de bajo costo que se consolide como una solución y no como un nuevo problema para la PYME que ve la necesidad del SGD.