Modelo de gestión documental para Telebucaramanga S.A. E.S.P

Abstract

Este proyecto tiene como fin definir el modelo adecuado de gestión documental para Telebucaramanga s.a. E.S.P.; lo anterior partiendo del hecho de que la entidad tercerizaba su operación por falta de herramientas y experiencia en el tema y no contaba con un modelo propio, a través de este viaje por los 5 capítulos se conocerá el paso a paso que conllevó al diseño del modelo adecuado para la entidad, el cual dará soporte a los procesos misionales de la compañía y mitigará el riesgo de pérdida de la confiabilidad de la información, la falta de alineación a la estrategia general y la falta de control directo sobre el área responsable de manipular toda la información etc. En el capítulo I se conocerán los antecedentes del problema, lo anterior se realizará de lo macro a lo micro por lo que se identificarán los antecedentes de la gestión documental a nivel mundial, en Colombia, y en Telebucaramanga, posterior a esto se identificará el problema de investigación, las ventajas y desventajas de la tercerización así como los inconvenientes en la toma de decisiones que este problema conllevaba, se identificaran los objetivos de investigación y el manejo de supuestos cualitativos, se realizará la justificación de la investigación, las limitaciones y delimitaciones del estudio su definición de términos para así complementar el primer capítulo. El capítulo II denominado como el marco teórico describirá la importancia de la gestión documental en las organizaciones, el ciclo vital de los documentos, los procesos y procedimientos dentro de una empresa, la representación gráfica de los procesos dentro de una organización, los diferentes modelos cualitativos, cuantitativos y gráficos, de estos últimos se ilustrarán dos ejemplos aplicados en empresas así como los diversos estudios sobre la gestión documental que se hicieron a través de los años y el marco legal que cobija la gestión documental en Telebucaramanga s.a. E.S.P. En el capítulo III se conocerá todo el contexto de la metodología utilizada, los instrumentos de recolección de datos que para el proyecto serán la técnica de la entrevista, la técnica de observación y el análisis documental, los procedimientos en la aplicación de instrumentos, los aspectos éticos del levantamiento de la información, el método de investigación que partirá de una identificación de macroprocesos, la creación de un mapa de procesos, y la aplicación de 5 pasos a cada uno de los subprocesos: esquema general, descripción, diagrama de flujo, reglas de negocio y reportes. El capítulo IV ilustrará los resultados de la metodología aplicada, los procesos cubiertos, los 5 pasos para cada subproceso, el análisis GAP y las oportunidades de mejora identificadas a raíz de la aplicación de cada paso al subproceso, el diseño de los nuevos formatos, la forma de utilizarlos, la estructura orgánica adecuada para gestión documental junto con la descripción de los perfiles involucrados, la política de gestión documental, la identificación de los indicadores de eficiencia, calidad y cumplimiento y finalmente en el capítulo V se encontrará el resumen de hallazgos, las limitaciones presentadas en el desarrollo de la metodología de investigación del proyecto y la formulación de recomendaciones.