Desarrollo y aplicación de la metodología Raci para definir, especificar y clarificar los roles y responsabilidades de los cargos del macroproceso de operación de plantas de la refinería de Cartagena

Abstract

La eficiencia y mejora de la productividad de los procesos de una empresa depende en gran parte de la clarificación y especificación de los roles y responsabilidades de los cargos en cada uno de los procesos de una empresa. Cuándo un empleado tiene claro el rol que cumple dentro del proceso y el valor agregado que le genera, además de las responsabilidades que tiene en el proceso; puede ejecutar de una mejor manera sus tareas y/o actividades. Para cumplir con lo anterior, se utiliza una metodología, conocida Metodología RACI, herramienta que permite clarificar y especificar roles y responsabilidades de los cargos en los procesos de una empresa, que en este proyecto se limitará a los procesos de Operación de Plantas, conformado por: Recibo, preparación y entrega de hidrocarburos, Procesamiento y Transformación y Análisis de problemas operacionales. Para iniciar con la implementación de la herramienta, se parte del levantamiento de los flujogramas de bloque de procesos (termino similar al de Mapa de Proceso) de cada uno de los procesos de Operación de Plantas. Los flujogramas pretenden crear el marco ó la ventana sobre el cual se deben definir las tareas para cada uno de los cargos que integran un proceso, además de crear la conciencia y mentalidad de trabajar por procesos y no por funciones. Los flujogramas de bloque de procesos permitirán también, especificar en forma general; las dependencias con las cuales se interrelaciona el proceso analizado y tener una vista global y mas sencilla de cómo fluyen las actividades dentro de este y facilitará la identificación de los cargos analizados, dentro del flujograma de bloque de proceso. 17 Construido los mapas se inicia el listamiento de las tareas y/o actividades de cada uno de los procesos, cargos que enmarcan los procesos de Operación de Plantas, definidos por un nivel de especificidad y una jerarquía de procesos (Megaprocesos, Macroprocesos, Procesos y Subprocesos) con el fin de diferenciar su magnitud y mantener la globalidad del análisis de una organización por procesos. El proceso de elaboración de la matriz RACI inicia con la evaluación de cada una de las tareas teniendo como base los criterios de la metodología RACI. Para esto se estructura una matriz con filas y columnas, ubicando en las filas las tareas y en las columnas los cargos, con los que tiene interrelación la ejecución de la tarea. Luego se realiza una intersección tareas – cargos, aplicando el criterio de R, A, C, I, determinándose quien es el responsable por ejecutar la tarea Responsable (R), quien es el Responsable con consecuencia ó Accountable (A), es decir, el cargo que verifica que se ejecutó la tarea satisfactoriamente; los cargos QUE necesariamente Se deben consultados (C) antes y durante la ejecución de la tarea y los cargos a que se deben informar (I) antes, durante y después de la ejecución de la tarea. Después de llenar la respectiva matriz se procede a clarificar los roles y responsabilidades de cada uno de los cargos del proceso, haciendo un filtro determinando las tareas para las cuales un cargo es “R” y las tareas para las cuales un cargo es “A”, para delimitar por qué tareas responde y por cuales debe responder ante instancias mayores. De este proceso resulta el producto final que alimenta al sistema de gestión integral de personal (GIP) para cada uno de los cargos que conforma los procesos de Operación de Plantas. Pero esas tareas deben estar interrelacionadas y fluyendo de un proceso a otro para identificar en un contexto más compacto y completo, el proceso global de Operación de Plantas. Es aquí finalmente donde se consolida y se establece el proceso de seguimiento y divulgación que se le va a dar a la Matriz RACI de este gran proceso.